Reisekosten bei gemischt veranlassten Reisen

Juni 2016

Bei beruflich veranlassten Reisen bei denen auch teilweise private Termine wahrgenommen werden, stellt sich immer wieder die Frage inwieweit diese Reisekosten steuerlich abgesetzt werden können. Die Finanzverwaltung akzeptiert eine anteilige Geltendmachung der Reisekosten bei sogenannten gemischt veranlassten Reisen. Die Reise muss sich allerdings klar in einen beruflichen und in einen privaten Abschnitt teilen lassen, die zeitlich aufeinander folgen müssen. Der VwGH legt dabei den gesetzlichen Begriff der „ausschließlich beruflich veranlassten Reise“ im Ergebnis somit als „einen ausschließlich beruflich veranlassten Reisetag“ aus. Sofern ein untrennbares Mischprogramm (z.B. Besuch von touristischen Attraktionen zwischen beruflichen Terminen) vorliegt, ist dieses Kriterium nicht mehr erfüllt.

In Anlehnung an die Judikatur wurden von der Finanzverwaltung folgende Regeln für die Kostenaufteilung entwickelt:

Fahrtkosten:

Die Kosten der Hin- und Rückfahrt sind in einen beruflich und einen privat veranlassten Teil aufzuteilen. Das Aufteilungsverhältnis ergibt sich im Allgemeinen aus dem Verhältnis der ausschließlich beruflichen Zwecken dienenden Aufenthaltstage zu den nicht ausschließlich beruflichen Zwecken dienenden Aufenthaltstagen. Wochenenden und Feiertage oder Ersatzruhetage bleiben dabei als neutrale Tage unberücksichtigt. Tage der Hin- und Rückfahrt fließen dann nicht in das Aufteilungsverhältnis ein, wenn diese Tage durch die Fahrt als solche geprägt sind.

Bei „fremdbestimmten Reisen“ (das sind nach dem VwGH Reisen, bei denen die berufliche Veranlassung eindeutig das auslösende Moment für den Antritt der Reise ist) können die Fahrtkosten sogar selbst dann zur Gänze abgesetzt werden, wenn anlässlich einer solchen Reise auch private Unternehmungen stattfinden und diese von bloß untergeordneter Bedeutung sind. Andererseits berechtigt ein im Zuge einer als Urlaubsreise angelegten Reise nebenbei wahrgenommener beruflicher Termin (aufgrund der bloß untergeordneten beruflichen Veranlassung) nicht zum anteiligen Abzug der Reisekosten.

Eine untergeordnete Bedeutung kann in zeitlicher Hinsicht (Zeitanteil bis 10%) oder auf Grund des „auslösenden Moments“ vorliegen. Ein der Berufssphäre zuzuordnendes auslösendes Moment für eine Reise (eine fremdbestimmte berufliche Reise) liegt unter anderem vor, wenn mindestens die Hälfte der Aufenthaltstage beruflichen Zwecken gewidmet wird und der Reisende keine zeitliche Dispositionsmöglichkeit hinsichtlich des Antrittes der Reise hat.

Verpflegungsmehraufwendungen und Nächtigungskosten:

Für die Absetzbarkeit von Verpflegungs- und Nächtigungskosten ist grundsätzlich zu unterscheiden ob diese Reise- oder Aufenthaltstage betreffen. Für Reisetage können Verpflegungsmehraufwendungen nur geltend gemacht werden, wenn die Reise insgesamt ausschließlich beruflich veranlasst sind. Dies gilt auch für pauschale Nächtigungsgelder an Reisetagen. Tatsächliche Nächtigungskosten sind im Verhältnis der Fahrtkosten aufzuteilen. Für Aufenthaltstage ist eine (zumindest beinahe) ausschließlich berufliche Veranlassung ausschlaggebend.

Zusammenfassung:

Tage der Hin- und Rückfahrt Aufenthaltstage
Fahrtkosten Aufteilung der Kosten,
außer bei „untergeordneter Bedeutung“
Verpflegungs-
mehraufwendungen
Nur, wenn Reise insgesamt ausschließlich beruflich veranlasst ist Pro ausschließlich beruflich
veranlasstem Aufenthaltstag
Nächtigungskosten Pauschale Nächtigungsgelder:
Nur, wenn Reise insgesamt ausschließlich beruflich veranlasst ist

Tatsächliche Kosten: Aufteilung wie bei den Fahrtkosten
Pro ausschließlich beruflich
veranlasstem Aufenthaltstag

Es ist daher ratsam, das Vorliegen unterschiedlicher Reiseabschnitte und die vorrangige berufliche Veranlassung der Reise entsprechend zu dokumentieren bzw. zu belegen.

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